Vrei să organizezi un eveniment? Dacă da, îți recomandăm să angajezi un Event Manager care să se ocupe de toate detaliile. Acest lucru îți va permite să te ocupi de lucrurile cu adevărat importante, cum ar fi lista cu invitați, așezarea la mese, etc.
Dacă alegi totuși să îți organizezi singur evenimentul, iată care sunt cele mai mari provocări pe care le ai:
1. Bugetul
Una dintre primele și cele mai importante provocări este stabilirea unui buget realist.
Estimarea costurilor poate fi dificilă, mai ales dacă nu ai experiență în organizarea de evenimente. Pot apărea o mulțime de costuri neprevăzute, iar sumele planificate inițial pot fi depășite cu ușurință.
2. Alegerea locației
Locația trebuie să fie accesibilă, suficient de mare pentru numărul de invitați și să ofere facilitățile necesare.
Găsirea unei locații care să îndeplinească toate criteriile pe care le cauți este foarte dificilă, mai ales dacă organizezi evenimentul într-un sezon aglomerat.
Începe căutarea locației cu cel puțin șase luni înainte de eveniment și trece pe o hârtie toate cerințele pe care le ai de la spațiul în care va fi organizat evenimentul.
3. Gestionarea timpului
Planificarea și coordonarea activităților necesită mult timp și la unmoment dat s-ar putea ca acesta să nu îți ajungă.
Creează un calendar detaliat al evenimentului, incluzând toate activitățile și termenele limită. Utilizează instrumente de gestionare a proiectelor, cum ar fi software-ul de planificare, pentru a urmări progresul și a te asigura că toate sarcinile sunt finalizate la timp.
4. Gestionarea Invitațiilor
Obținerea unui număr exact de participanți este unul dintre cele mai dificile lucruri iar o estimare greșită poate afecta planificarea altor aspecte, cum ar fi catering-ul și aranjamentele de locuri.
Trimite invitațiile cu mult timp înainte de eveniment și rmărește statusul răspunsurilor! Contactează invitații care nu au răspuns pentru a obține confirmările finale.
5. Gestionarea catering-ului
Dacă ai mulți invitați va fi foarte greu să fii pe placul tuturor.
Alege un serviciu de catering cu experiență și solicită meniuri variate care să includă opțiuni pentru diverse preferințe și restricții alimentare (vegetarian, vegan, fără gluten, etc.). Asigură-te că există suficientă mâncare și băutură pentru toți participanții și că serviciul de catering poate face față numărului de invitați.
Toate aceste provocări pot fi mult mai mici dacă alegi să lucrezi cu cineva. Fie optezi pentru un restaurant care îți oferă servicii complexe de organizare și catering, cum este restaurantul Benjamins din sectorul 4 al Bucureștiului, fie angajezi o firmă care se ocupă exclusiv de organizare. Deși pare o soluție scumpă, vei ajunge la concluzia că O echipă de profesioniști te poate ajuta să economisești foarte mulți beni, deoarece are deja toate contactele necesare, negociază prețuri mai bune cu furnizorii și știe mult mai bine cum să organizeze întregul eveniment.